つくしの雑記

退職願の理由を具体例でご紹介!書き方の基本はわかりやすくシンプルに

退職を心に決めたら、まずは上司と相談して退職日などを決めないといけませんね。

そして必要になってくるのが、退職願や退職届といったものです。

でも、

退職願ってどんな風に書いたらいいんだろう?

そんなことで迷ったことはありませんか?

 

というわけで、

以上についてまとめました。

ぜひ参考にしてください!

【退職代行おすすめ3社】悩むことはありません、頼めばいいんです。退職を心に決めたものの、なかなか言い出せないっていうことがあります。 上司に退職の意思を伝えても、 「今、忙しい時期だか...

 

退職願はどうやって書く?理由は?具体例は?

退職願をどんなふうに書いていいのか全く分からないという人のために、まずは具体例を紹介してみましょう。

 

退職願の具体例

退職願はシンプルに書くのが一番です。

まずは具体例を紹介してみましょう。

一般的な退職願はこんな感じです。

では退職願を書くときのコツをお伝えしましょう。

 

理由はシンプルに

退職願というのは、退職したい意思を伝える書類のことなのですが、そこには、退職の理由を詳しく書かないといけないのでは?と考えてる人もいるのです。

でも、そうではありません。

退職の理由は上司と相談するときに話せばよいのであり、退職願という書類にはシンプルに「一身上の都合により」と書くのが良いのです。

 

縦書きか横書きか?

もともと、退職願や退職届などといった書類は「縦書き」が普通です。

縦書きと横書きでは書き方も少々異なってくるのですが、それに関しては後に詳しく紹介していきますね。

本来は縦書きなのですが、最近ではそういうことにこだわらない会社も増えていますし、横書きでと会社から要求される場合もあり、その時には横書きで書きましょう。

手書き?パソコンで?

退職願を手書きで書くのか、それともパソコンで作ってしまうのか、どちらが良いのか?という疑問もありますね。

書類の作成上パソコンが便利ではありますが、退職願や退職届といったものは「手書き」で書く方が良いのです。

その理由は?

  • まだまだ「退職届は手書きで書くもの」と考えている人が多い
  • 手書きすることで相手に自分の誠意を見せることができる

という理由があげられます。

 

しかし、

会社からパソコンでと要求される場合にはパソコンで作ってしまうと良いでしょう。

ただし、その際には自分の名前や会社の社長の名前や社長の名前などは手書きで書く方が好ましいですよ。

会社の規定で、退職願は手書きでと定めているところもあるようですので、上司に確認するなり、また会社の規定を確認したりして、手書きかパソコンかでトラブルが起こらないようにしたいですね。

 

「縦書き」「横書き」中身を詳しく解説

では、退職願の中身をさらに詳しく解説していきましょう。

 

縦書き

  1. 書き出し
    1行目は「退職願」と大きく書きます。その後、文章の1行目に「私儀(わたくしぎ)と書きます。
    見るとわかるように、下に書くようになっていますね。
  2. 冒頭
    私義(わたくしぎ)と読みます。
    「わたくしごとですが」という意味を持ちます。もしくは、「私事」と書きます。
  3. 退職理由
    退職理由は先述した通り、「一身上の都合により」と書くのが良いのです。
    理由を詳しく各必要がないということですね。
  4. 退職日
    退職日は事前に上司と相談したときに日付が決まっていればそれでも良いですし、もしくは退職願の場合には退職希望日を書くようにします。
    ここでは「令和」と元号を使いましたが、会社で西暦を使うようであれば西暦を使っても良いでしょう。会社の公式な書類でどちらを使っているかによって決めると良いですね。
  5. 文末
    「退職願」というのは、「退職を希望するので受理をお願いします」というお願いをするものなので、このように書きましょう。
  6. 届け出年月日
    本文の次に書く日付は退職届を提出する日付です。
  7. 所属部署・氏名
    やや下の位置に所属部署、役職があれば役職も書き、名前を記入します。
    名前の下には捺印が必須ですね。
  8. 宛名
    最後の行は会社名、そして代表取締役社長などが一般的ですが、その会社の最高責任者の名前を書くようになります。
    これは上のほうに、特に、自分の名前よりも上に書くのが礼儀です。

 

横書き

縦書きの退職願の書き方を見てきましたが、横書きも見てみましょう。

横書きは内容の順序が少し違ってきます。
どこが違うのかよく見てみましょう。

 

退 職 願

XXXX年 XX月 XX日

株式会社〇〇〇〇

代表取締役社長 〇〇〇〇殿

 

私儀

この度一身上の都合により、来る △△年 △△月 △△日をもちまして

退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

 

                         所属

氏名         印

 

という感じになります。

縦書きとの大きな違いは、

退職願を提出する日付や宛名を上にする

という点ですね。

 

「退職願」と「退職届」理由や書き方、具体的には何が違う?

さて、「退職願」「退職届」というのは良く耳にする言葉なのですが、この退職願と退職届の違いは知っていますか?

他にも「辞表」という言葉もありますね。

これらの違いについても調べてみました。

 

退職願

退職願というのは文字通り、退職の願いを申し出る書類です。

退職の意思を上司に伝え、書面での退職願を省略することもありますが、この退職願を出すことで、退職の意思が固いものだということを表現することにもなります。

またのちに何かの問題が生じた時にも書面で提出しておくと、役に立つこともあるかもしれません。

 

例えば、

何かで言い争いになり、売り言葉に買い言葉で「辞める」と言ってしまうようなこともあり得ますよね。

後に言った言わないで問題が起こることもあるわけですが、「退職願」という書面で出しておけば、退職の意思が明らかになるというわけです。

退職の意思を固めたら、まずは直属の上司に退職したい旨を伝え、退職願を出します。

 

退職届

では退職届というのは何でしょうか?

退職届は退職することが確定した後に、会社に退職を届け出る書類のことです。

退職届の書き方は先に説明した「退職願」とほぼ同じなのですが、違うのは、本文の書き方。

一身上の都合により、令和〇年 〇月 〇日をもって退職いたします。

という風に、「お願い」ではなく「退職する」ということを書きます。

退職の日付は上司と相談して決めた日付、のちに記入する日付は届け出の日付ですね。

直属の上司に相談して退職が決まったら退職届を出します。

会社の規定によって、上司に出すのか人事部に出すのかの違いもありますので、会社に確認が必要ですね。

 

辞表

辞表という言葉も良く聞きますが、辞表はまた違うものなのでしょうか?

辞表というのは、社長や取締役などといった雇用関係のない立場の人が、その役職を辞めるときに提出するものです。

公務員の場合も辞めるときは「辞表」を出しますが、一般会社員の場合、「辞表」ではなく「退職届」を出すのです。

 

会社の都合で退職するとき

ところで、退職理由というのは、いつでも自分の都合というわけではありませんね。

会社の都合で退職を促される場合もあるわけです。

会社が事業縮小のためなどの理由で同意の上、退職する場合には理由を書くときに要注意です。

「一身上の都合により」というのは、あくまで自分が退職したいと自分から申し出る場合のことであって、会社の都合で退職する場合にはそう書いてはいけないのです。

まず、会社の都合で退職する場合には「退職願」は必要ありません。

お願いすることではないからですね。

そして「退職届」を出すときには、退職の理由を具体的に書くようにします。

 

例えば、

  • 業務不信に伴う○○事業所閉鎖のため、退職いたします。
  • 事業部門縮小のため退職いたします。
  • 早期退職のため、退職いたします。

という風に書きましょう。

 

自分の都合で退職するときには、失業手当などは受けられませんが、会社都合の場合は話が違います。

失業保険の金額や期間などの関係もありますので、理由をはっきり書いておく必要があるわけです。

退職願も退職届も、どちらもコピーして手元に保管しておくことも良いでしょう。

これも後々の万が一のトラブル防止のためです。

 

退職届を郵送で提出する方法もある

退職願や退職届は基本的には手渡しするものです。

直接上司に提出するか、または人事部などの部署に提出することになるでしょう。

が、病気の場合やまたは円満に退職できるわけではなく、強行手段として退職届を出してしまうということもありますよね。

こうした場合は、郵送で提出することができます。

郵送で提出する場合も、基本の書き方は同じです。

しかし郵送で退職届だけを送るのではなく、添え状を一枚同封しておきましょう。

 

添え状の例文

株式会社〇〇 ○○部 ○○課 上司の名前 様

 

拝啓 貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。

このたび一身上の都合により退職させていただくことになりました。

突然な退職により多大なご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。

同封のとおり、退職届を提出させていただきますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

長い間(短い間ではございましたが)大変お世話になりました。末筆ながら、貴社のご健勝をお祈り申しあげます。

敬具

○○部○○課 自分の名前

こうした添え状を一緒に送るのと送らないのとでは、またその印象が違ってきますし、この1枚にも誠意が見られますので、良い印象を残して退職することができるはずです。

 

まとめ

退職の理由はいろいろあると思いますが、どんな会社であれ、自分がそこで働いた期間は良くないことがあったとしても、仕事をし給料をもらってきたわけですから、最後の手続きまで誠意をもってしたいものです。

退職願や退職届も形式的なものと言ってしまえばそれまでですが、最後の誠意を見せるだけでも相手に良い印象を残すことができますよ。

退職願、退職届を準備するお役に立てれば幸いです。

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つくし
以上!
今回はここまで!

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