【退職する人へのメールの書き方】まずはNGを把握してシンプルに感謝の気持ちを伝える

退職する方からメールが届いたら、どうしますか？

とりあえず返信する…
返信しないといけないのか悩む…
返信するのがいいのだろうけれどなんて書いていいかよくわからない…

とまあ、メール一つでも悩むものなんですよね。

特に目上の方であれば、もっと気をつかいますよね。

どんなことを書けば失礼にならないかなども考えてしまいます。

また、社内では寄せ書きなどのメッセージを書くということもあります。

さらには大切な家族に退職のお祝いメッセージを送るという機会もあるかもしれません。

ということで、

退職する人からメールが来たらどうする？返信する？
【知っておくと役に立つ】書きたい内容とNGになる内容や言葉
【退職する人への返信メール例文】社内編
【退職する人への返信メール例文】社外編
【退職する人への返信メール例文】こんな場合はどうする？
【退職する人へのメッセージはメールだけではない】寄せ書きや簡単なメッセージ

についてお伝えします。

1 退職する人からメールが来たらどうする？返信する？
- 1.1 返信する？しない？
- 1.2 返信はいつまでにする？
2 【知っておくと役に立つ】書きたい内容とNGになる内容や言葉
3 【退職する人への返信メール例文】社内編
4 【退職する人への返信メール例文】社外編
- 4.1 １、転職 / 離職の場合
- 4.2 ２、定年退職の場合
5 【退職する人への返信メール例文】こんな場合はどうする？
6 【退職する人へのメッセージはメールだけではない】寄せ書きや簡単なメッセージ
- 6.1 どんな形でメッセージを送る？
- 6.2 寄せ書きの際の注意点
7 まとめ

退職する人からメールが来たらどうする？返信する？

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退職する人が社内やもしくは取引先のお世話になった方たちに退職のお知らせをするメールを送るのはよくあることです。

そうしたメールを受け取ったらどうしますか？

返信したほうがいいのかな？
しなくてもいいかな？
返信するにも何を書いたらいいんだろう？

という悩みに落ちてしまうことが度々ですね。

でも何度か経験していれば、コツもつかめてささっとこなせるはずです。

社外の人の場合は、退職当日というよりは、少し余裕を持って送られてくることが多いものです。

しかし、退職間際で引継ぎや有給休暇を使って休んでいる場合もありますので、こちらもできるだけ早く返信したほうが良いということになります。

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【知っておくと役に立つ】
書きたい内容とNGになる内容や言葉

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退職する方からメールが届いたら、返信するのが一般的マナーになりますが、どういう内容を書いたら良いのか、どういう内容はNGなのかということも知っておくと役立ちますね。

退職する人へのメールに書きたい内容

退職する人へのメールに書きたい内容は次の3つです。

退職の挨拶のメールを送ってくれたことに対するお礼
在職中の業績をたたえる言葉やお世話になったことへの感謝の言葉
今後の活躍を祈る言葉

です。

退職する人と親しい間柄であれば、一緒に過ごした思い出のエピソードや辞めてしまうことに対する名残惜しい気持ちなどを入れるのも良いでしょう。

また、定年退職など目上の人へのメールには、「称える、ねぎらう」といったことは失礼になるのこともあるので、お世話になったお礼に重点を置くようにすると良いですね。

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退職する人へのメールには避けたい内容

基本的に会社のメールを使った退職者とのメールのやりとりは、会社の情報システム担当者など第三者の目に触れる可能性もあるので、他の人に見られては困る内容を書くのはNGです。

例えば仕事上の愚痴や個人情報などがあげられますね。

また、退職する人へのメールに書くのはＮＧとされる内容というのは、

退職理由についての質問
転職先についての質問
仕事の愚痴

という3つになります。

退職の理由や転職先などがメールに書かれていない場合でも、あえてそれを質問するのではなく、今後を気遣う気持ちで言葉を選んで書くようにしましょう。

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メールの件名はどうする？

ところで、退職の挨拶のメールを受け取ってから、その返信をする場合には、メールの件名はどうしたらいいのでしょう？

受け取ったメールの件名はおそらく「退職の挨拶」「退職のお知らせ」などという件名がついているでしょう。

そのまま「Re:」で返しても失礼にはなりません。

それが気になるのであれば「お礼にて」「ご連絡ありがとうございます」などといった件名をつけて送るのも良いでしょう。

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こんな言葉はＮＧ！

普段何気に使っている言葉でも、目上の人や退職する人へのメールにはご法度とされている言葉もあるものです。

どんな言葉が失礼にあたるのか、確認しておきましょう。

「ご苦労様でした」

会社などでも良く使う言葉ですよね。

「ご苦労様でした」とねぎらうのは普通のことだと思いますが、実はこれは目上の人に使うのはNG言葉なのです。

「ご苦労様」というのは、主人が使用人をねぎらうようなイメージ、つまり上の人が下の人に使うというイメージが定着しているので、この言葉で労うのはNGになるのです。

なので、定年退職する人へのメールやメッセージには「ご苦労様でした」は使わない方が良いのです。

目上の人だけかといえばそうでもなく、同僚たちにも使わないのが無難です。

ではどうするか？

「お疲れ様でした」

と言う言葉を使うのが無難です。

この「お疲れ様」も目上の人には失礼だと言う人もいるにはいるのですが、普段からの挨拶に「お疲れ様でした」を使っているなら特に問題はないと思われます。

「頑張ってください」

「退職後も、いろんな面で頑張ってください！」

ついついこう書いてしまいそうですよね。

同僚や年下であればまだいいかもしれませんが、目上の人にはNG言葉です。

「頑張れ」と部下や年下の人から言われるのを嫌がる人も少なくありません。

自分が言われたらどんな感じがするだろう？とまずは考えてみるのも良いかもしれません。

特に年配の方にいたっては、

「今まで頑張ってきたのにまだ頑張れというのか」
「君には言われたくない」

などという思いになる人も多いのです。

また、同僚であっても退職理由によっては「頑張れ」がNGになることもあるので、気をつけましょう。

「まだまだお若いですから、家に閉じこもらず…」

特に定年退職する方に、このような言葉を使うというのは失礼にあたります。

一見、相手を気遣っているようにも見られますが、逆に

「あなたは年寄りだから家に閉じこもらないように外にでてくださいね」

と言ってるようなものです。

これでは相手の気持ちを逆なでしてしまうので、

「お体ご自愛ください」
「楽しい日々をお過ごしください」

などという言葉のほうが良いかと思います。

暗い過去、嫌な思い出

長い間一緒に仕事をしていると、楽しいこともあれば嫌なこともあるものですね。

退職する方へのメールやメッセージに、暗い過去のことを書くのはやめましょう。

本人も忘れたいと思っていることでしょう。

お互い笑って話せるような内容であっても、辞める時くらいは、良かったことを思い出したいものです。

暗い過去、嫌な思い出には触れないようにするのが一番です。

転職を否定する

定年退職ではなく、転職を目的として退職する人もいますね。

そんな人に、転職を否定するような文面はNGとなります。

例えば、

「どこに行っても大変なことはありますが、頑張ってください」

というのは、励ましていながらも、転職先でも大変ですよと言ってるようなものですね。

また、転職先がまだ見つかっていない人もいるかもしれません。

ゆっくりと転職先を探すと言う人もいるからです。

そういった人に、

「最近は不況で大変ですが、早く転職先が決まるといいですね」

といった言葉もNGです。

「家族に見せられない内容もNG」

メールだと家族には見られることもあまりないかもしれませんが、先にも書きましたが、社内メールでは第三者が見る可能性もあるので、個人的な内容は書かないのが無難ですね。

「奥様と喧嘩しないでくださいね」

や、

「例のお店にまた行きましょう」

など^^;

個人的な付き合いの内容は書かない方が良いのです。

少し脱線しますが、

私も旅番組をしていた時に、（これは年賀状ですが）担当ディレクターから、

「またロケでうまいもんたくさん食いましょうね！！！」

という文章をいただいたことがあります。

いつも自分の行った旅番組を夫婦で観ている時に、

「いいね〜、お父さんはお仕事でこんな贅沢なもの食べられて…」

という会話で即、

「いやいや、スタッフなんて食べられないよ！移動中に機材車でロケ弁だよ！」

というやりとりをしていたのに…です^^;

ほんと、今回のメールとは違う話しですが、この時ばかりは（文章、気をつけよ）と思いました。注意です。

縁起が良くない言葉

メールの内容はネガティブなものも避けたいものです。

そして縁起が良くない言葉も避けたいですね。

例えば「倒れる」とか「折れる」などという言葉もそれに当てはまります。

退職を機に新しい出発をしようとされている人に前途が危ういというようなことを連想させる言葉はNGです。

また、「悲しい」というのも避けたい言葉ですね。

「退職されるのが惜しい」
「今後、会社で会えなくなるのが寂しい」

というくらいならまだしも、「退職されるのが悲しい」という表現は避けたいものです。

相手を引き止めるようなこと

退職する人は、どういう理由であれ、いったん心を決めて、退職し、新しい出発をしようとしているのです。

そんな気持ちを逆なでするかのように、「もっと一緒に働きたいです」「辞めないでください」などといったような、退職を引き止めるようなことを書くのはやめましょう。

退職を一つの区切りとして、新たな生活を始めることを応援してあげる気持ちで書きたいですね。

NGな例文

NGな例文をメールの文章全体で表してみましょう。

○○様
お疲れ様です。
退職と聞き、お前もかって感じです（笑）
いつのまに？ヘッドハンティングだったんですか？

○○さんと言えば、あの酔っ払い事件を思い出します。
あの時は部長も巻き込んで大変でしたよね（苦笑）
でもそんな伝説の人がいなくなるのは寂しくなります。
また、あのお店に連れってくださいね。
では、お元気で。

見るからにちょっとひどい文章と思ってしまいますよね。

転職について触れている
過去の嫌な思い出には触れている
お誘いなど個人的な付き合いに関しても触れている

と、NGなことばかりが続いています。

こんな例文は相手に失礼にあたるので、こうしたものは書かないようにしましょう。

もし、こうしたことが書けるほどに親しい間柄であれば、メールではなく、個人的に連絡を取って会ったり、個人でメールやメッセージを送ってお話をすると良いですね。

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【退職する人への返信メール例文】
社内編

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あれはだめ、これはだめ、こんな表現もNGなんていう話ばかりしてきて、

「じゃあ、いったい何を書いたらいいんだ！」

と思うことでしょう。

そこでまずは、社内で退職する人への「返信メールの構成」から解説し、次に、

上司が退職する場合
上司が定年退職する場合
同僚が退職する場合

といった3つのパターンについて紹介していきます。

返信メールの構成

先にも見てきましたが、退職する人への返信メールでは、

退職の挨拶のメールを送ってくれたことに対するお礼
在職中の業績をたたえる言葉やお世話になったことへの感謝の言葉
今後の活躍を祈る言葉

という内容で構成しましょう。

順序もこの通りに入れることで、自然な文章に仕上がります。

例えば、

【お知らせメールを送ってくれたことに対するお礼】
お忙しいところ、退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。

【在職中の業績をたたえる言葉やお世話になったことへの感謝】
〇〇さんとは同じチームで仕事をすることができ、本当に感謝しています。
未熟な私をよく指導してくださり、ありがとうございました。

【今後の活躍を祈る言葉】
〇〇さんのご健勝を心よりお祈りいたします。
ますますのご活躍をお祈り申し上げます。

といった感じです。

基本的にはこうした構成でもう少し文章を盛り上げながら書いていくと良いでしょう。

次に、

上司が退職する場合
上司が定年退職する場合
同僚が退職する場合

以上3パターンの例文を見ていきましょう。

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１、上司が退職する場合

○○課長
お疲れ様です。△△です。
ご多用のところ退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
課長が退職されることは、以前から伺っておりましたが、いざこの日を迎えると寂しさがこみあげてまいります。

○○課長には初めてのプロジェクトでお世話になり、非常に多くのことを学ばせていただきました。
その後も何かと気にかけてくださり、声をかけてくださり、力をいただきました。
〇年間、本当にお世話になりありがとうございました。

今後の○○課長のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
お身体には十分お気をつけください。

ありがとうございました。
署名

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２、上司が定年退職する場合

○○部長
お疲れ様です。△△です。
ご多用のところ退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
部長が定年退職されることは以前から伺っておりましたが、いざこの日を迎えると寂しさがこみあげてまいります。

○○部長には入社当時からお世話になり、部下として一からご指導をいただきました。
おかげさまで部長からは多くのことを学ばせていただきました。
この〇年間、大変お世話になりました。

これからの日々が充実した毎日になりますよう、○○部長のご健勝をお祈りいたします。
お身体には十分にお気をつけください。
ありがとうございました。

署名

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３、同僚が退職する場合

○○さん
お疲れ様です。○○です。

お忙しい中、退職のご挨拶をいただき、ありがとうございます。

○○さんが退職されることは、前々から聞いてはいましたが、いざこの日を迎えると
寂しさがこみあげてきます。
○○さんとは入社当時から同じチームのメンバーとして、ともに切磋琢磨しながら成長してきましたね。
いつも前向きで明るい○○さんに力をもらったことも度々あります。
一緒に仕事をできたことを本当にうれしく思っています。
この〇年間、本当にお世話になりました。

○○さんの今後のご活躍を心からお祈りしています。
お身体には十分お気をつけください。
ありがとうございました。

署名

もう少し柔らかい文章にしたい場合

あまりにもかしこまっていて、堅苦しいと感じることもありますね。

親しい間柄であればあるほど、不自然なこともありますね。

もう少し柔らかい文章で書いてみましょう。

○○様

お疲れ様です。
お忙しいところ退職のご挨拶をいただき、ありがとうございます。
○○さんとは同じプロジェクトのチームで、一緒に過ごす時間が多かったですね。
大変なときにはいつも○○さんの笑顔や「なんとかなるよ！」という力強い言葉に励まされてきました。
これまで頑張ってこられたのも○○さんのおかげだと思っています。
今まで一緒に仕事ができたこと、本当に感謝しています。
〇年間、どうもありがとうございました。

会社でお顔が見えなくなるのは寂しいですが、新天地でのご活躍をお祈りいたします。
くれぐれもお体にはお気をつけくださいね。

署名

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【退職する人への返信メール例文】
社外編

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では今度は取引先などの社外からのメールに返信する場合を見ていきましょう。

社外からの場合は、

転職 / 離職の場合
定年退職の場合

この2つのケース別に紹介していきます。

１、転職 / 離職の場合

○○株式会社
○○様

いつも大変お世話になっております。
□□株式会社の△△でございます。

ご多用のところ退職の挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
これまで○○様には弊社のためにご尽力いただき、大変お世話になりました。

私の力不足によりご迷惑をおかけしてしまうこともありましたが、そのたびに迅速なフォローをしてくださり、○○様には大変助けられました。
その節は本当にお世話になりました。

○○様が退職されるのは残念でなりませんが、今後はご後任の☆☆様にお力添えいただき励んでまいります。

今後の○○様のさらなるご健勝とご活躍をお祈りしております。
お身体には十分にお気をつけください。
ありがとうございました。

署名

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２、定年退職の場合

○○株式会社
○○様

いつも大変お世話になっております。
□□株式会社の△△でございます。

ご多用のところ退職の挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
以前より○○様が定年退職されることは伺っておりましたが、いざこの日を迎えると寂しさがこみあげてまいります。

これまで○○様には弊社のためにご尽力いただき、大変お世話になりました。

○○様が退職されるのは残念でなりませんが、今後はご後任の☆☆様にお力添えいただき励んでまいります。

これからの日々が充実した毎日となりますよう、○○様のご健勝をお祈りしております。
お身体には十分にお気をつけください。
ありがとうございました。

署名

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【退職する人への返信メール例文】
こんな場合はどうする？

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相手別、ケース別に例文を紹介してきましたが、退職する理由は定年退職とか転職だけではないですね。

結婚や妊娠出産を機に退職る人たちもいるのです。

そんな場合はどんなメールを送ったら良いのでしょう？

妊娠・出産を機に退職する場合

親しい間柄であれば、「無事にご出産されることを心よりお祈りいたします。」といった文章を加えて送ってもいいでしょう。

ただ、妊娠・出産というのはとてもデリケートなものでもあるので、相手の状態によってはこの一言が相手の気分を悪くさせてしまうこともあるのです。

そうした場合には、妊娠出産に関しては触れずに、同僚に送るメールと同じように書いて送るというのが無難ですね。

例文も見ておきましょう。

○○様
お疲れ様です。△△です。
ご多用のところ退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
○○さんが退職されることは、以前から伺っておりましたが、いざこの日を迎えると寂しさがこみあげてまいります。

○○ には初めてのプロジェクトでお世話になり、非常に多くのことを学ばせていただきました。
〇年間、本当にお世話になりありがとうございました。

無事にご出産されることを心からお祈りいたします。
お身体には十分お気をつけください。
ありがとうございました。

署名

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結婚退職する人の場合

結婚退職する人へのメールには、基本的には祝福の言葉と感謝の気持ちを書きたいものです。

そこにプラスして今まで一緒に働いてきたときの思い出も付け加えるのも良いですね。

また、結婚退職する人へのメールやメッセージの場合のNGな言葉というのは別にあるのです。

縁起の悪い言葉
「壊れる」「別れる」「終わる」「流れる」「切れる」
など子供に関することや離婚を連想させような言葉はNG
ネガティブな言葉
「寂しい」「辛い」「残念」
1度くらいなら良いのですが、何度も使うのはNG

ということで例文を見ていきましょう。

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上司が結婚退職する場合

○○様
お疲れ様です。△△です。
ご多用のところ退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
そしてご結婚おめでとうございます。
○○さんには新人のころから大変お世話になり、ご結婚はうれしいものの、寂しくもあります。
〇年間一緒に仕事ができて私は幸せ者です。
今まで本当にありがとうございました。
新たな道もまた実り多きものとなりますよう、お祈り申し上げます。
お身体には十分お気をつけください。
ありがとうございました。

署名

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同僚の場合

同僚が結婚退職する場合のメールの例文です。

○○様
お疲れ様です。△△です。
ご多用のところ退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
そして、ご結婚おめでとうございます。
○○さんとは同じプロジェクトで仕事をすることも多かったけれど、いつも持ち前の明るさと元気に支えられていました。
一緒に仕事ができなくなるのは寂しいですが、ステキな旦那様と良い家庭を築いて行ってくださいね。
〇年間、本当にお世話になりありがとうございました。
お身体には十分お気をつけください。
ありがとうございました。

署名

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